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通知公告
安宁市档案局关于做好2018年度各门类文件材料立卷归档工作的通知
发布时间:2019-01-09 11:08
编辑:安宁市人民政府

安宁市档案局关于做好2018年度各门类文件材料立卷归档工作的通知

市属各单位:

   为进一步促进我市档案工作健康发展,确保2018年度各单位、各部门形成的文件材料及时、准确、齐全、完整归档,根据《中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》等档案工作法律法规,现将今年的立卷归档工作通知如下:

一、归档范围

今年应收集整理归档的文件材料有六类,分别是:文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、实物档案、电子档案。具体范围如下:

1.文书档案类文件材料。凡在2018年1月1日至2018年12月31日期间形成的、能反映本单位职能工作的、具有保存价值的各种文件资料,在开展业务工作过程中形成的依法行政、执法检查推进过程等方面的材料。

   2.会计档案类文件资料。在2017年1月1日至2017年12月31日形成的反映本单位一年来工作经费收支情况材料,包括各种账簿、报表、凭证等材料。

   3.科技档案类文件材料。记录和反映科研、基建、设备等不同形式文件材料。

   4.实物档案类资料。本单位在2018年1月1日至2018年12月31日期间获得荣誉方面的材料(含:获各种荣誉称号的证书、奖牌、奖杯、锦旗及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物)。

   5.电子档案类文件材料。在2018年1月1日至2018年12月31日形成的、能反映本单位职能工作的,有保存价值的以光盘、磁盘、磁带为载体的文件等材料(如视频、录音、电子文件等)。

   6.声像档案类材料。在2018年1月1日至2018年12月31日形成的、能反映本单位职能工作的,有保存价值的图片资料。

   7.按照档案法律法规、本单位行业标准和归档要求,认为应当归档的其它文件材料。

二、整理要求

   1.文书档案类文件材料:按国家档案局2015年10月25日发布的《归档文件整理规则》(中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2015)进行归档整理。

   2.会计档案类材料:按国家财政部、国家档案局2015年12月11日发布的《会计档案管理办法》(第79号)文件进行整理。

   3.实物档案类、科技档案类、声像档案类、电子档案类文件资料整理方法按原规定执行。

   三、归档要求

   1.各单位档案员在进行文件材料整理前,要认真学习各门类文件材料整理的有关标准、要求,并严格按本单位上年度制定的分类方法、保管期限和相关要求进行分类整理,整理完成后应将所有已归档文件资料进行计算机条目录入(有条件的可进行档案全文扫描);在所有门类档案条目录入后所形成的电子数据应及时进行脱机保存(备份)。整理完成后所有门类档案应按相关标准编制手工检索目录一式两套。

   2.通过电子政务网传输与本单位工作有关的电子文件应打印纸质文件进行归档整理并保存,电子文件要刻录在光盘上进行归档整理,一个光盘只能刻录同一年度电子文件。光盘上刻录的电子文件要设置成不可改写状态(只读文件),归档的电子文件应以最终确认版本为准,且保留元数据。

   3.采用数码相机拍摄图片资料的,每组(指:同一工作同一活动、同一会议拍摄的照片)应筛选3-5张反映单位工作、活动主题或会议主题的图片洗印成照片进行集中归档整理,在整理时应注意同一卷内只能整理保存一个年度照片。

   4.涉密文件必须做到单独组卷、单独保管,且不得进行数字化加工。

   四、工作要求

   1.各单位应在2019年2月28日前完成六个门类文件材料的收集,2019年6月30日前完成六个门类文件材料的整理、归档、计算机条目录入(有条件的应进行全文扫描)、手工检索目录打印及装订、年度各门档案归档统计、全宗卷的编写等工作,7月10日前完成本单位年度立卷归档统计上报工作。

   2.各单位应加强对下属单位的沟通协作和指导服务,在做好本单位年度立卷归档工作的同时,应指导好本系统内下属单位完成年度立卷归档工作。

   3.在归档过程中,若有业务问题,请联系安宁市档案局业务法规科,电话:68695679 。

         

   

(此件公开)                     

                               安宁市档案局

                                2019年1月8日